Erfahrungszirkel sind aus Qualitätszirkeln entstanden. Im Gegensatz zu Qualitätszirkeln geht es in Erfahrungszirkeln um bisherige Arbeitserfahrungen, die für Neuerungsprozesse genutzt werden. Ausgangspunkt ist daher der geplante Wandel von Arbeitsprozessen. Im Mittelpunkt dieser Methode steht die Reflexion und Umwandlung von Erfahrungen zu Wissen.
Zirkel ermöglichen durch ihr Format den freiwilligen Austausch von interessierten Beschäftigten zu bestimmten Themenfeldern. Erfahrungszirkel greifen auf den Erfahrungsschatz der Zirkelmitglieder zu und begleiten so einen geplanten Wandel. Dabei muss im Vordergrund der Treffen nicht ein umfassender betrieblicher Wandel stehen. Durch die Sichtbarmachung von unbewussten, nicht spontan abrufbaren Erfahrungen erhalten die Teilnehmer am Zirkel einen Wissenszuwachs. Neben der lokalen Entwicklung von Expertise ermöglichen Erfahrungszirkel, Arbeitsprozesse zu gestalten.
Ideal ist die Arbeit in einer Kleingruppe mit einer Teilnehmerzahl von 5 bis 8 Personen. Die Teilnehmer am Erfahrungszirkel erledigen ähnliche Tätigkeiten und verfügen daher über einen gemeinsamen Erfahrungsschatz. Bei der Teilnehmerzusammensetzung ist zu beachten, dass die Teilnehmenden unterschiedliche Ansichten vertreten und sich mit ihren unterschiedlichen Perspektiven gegenseitig inspirieren. Als empfehlenswert hat sich zudem herausgestellt, wenn Erfahrungszirkel moderiert werden.
Das nachfolgende Phasenmodell gibt einen Überblick über die einzelnen Arbeitsschritte des Erfahrungszirkels:
Häufig werden eigene Erfahrungen in Punkt 3 in Form von Vorträgen aufbereitet und vorgestellt. Zudem eignet sich der Einsatz von Entscheidungsmatrizen in Punkt 5.
Die Mitglieder des Erfahrungszirkels treffen sich regelmäßig und langfristig; z.B. einmal im Quartal für eine Stunde.
Grundsätzliche Voraussetzung für das Gelingen der Methode ist, dass die Führungsebene sich für den Einsatz von Erfahrungszirkeln einsetzt. Die Unternehmensseite sollte die Win-Win-Situation der Zirkelmethode für Individuum und Organisation öffentlich machen: Mit der Wissensweitergabe kommt es nicht zu einer Wissensenteignung, sondern immer auch zu einem Wissenszuwachs und gemeinsamen Wissensmanagement im Unternehmen. Eine weitere wichtige Voraussetzung ist, dass die Angestellten der Organisation vertrauen und bereit sind, Ihr Wissen preiszugeben.
Erfahrung, die sich auszahlt: Mit ca. 85 Architekten und Ingenieuren ist die SchürmannSpannel (SSP) AG eines der größten integralen Planungsbüros in Deutschland. Das Unternehmen mit Sitz in Bochum führt regelmäßig interne Expertenrunden durch. Jeder Mitarbeiter bei SSP ist Experte und kann als Teilnehmer der Expertenrunde eigene Erfahrungswerte weitergeben. Hierdurch leistet er einen Beitrag zur Verbesserung von Arbeitsprozessen und der Entwicklung von internen Standards. Diese Erfahrungszirkel ermöglichen somit den Abgleich und den Austausch von spezifischem Wissen, z.B. zu Software-Programmen oder über Arbeitsprozessen. Die Mitarbeiter bei SSP schätzen diese Methode sehr. Die internen Expertenrunden ermöglichen persönliches Engagement und die aktive Weiterentwicklung des täglichen Arbeitsgeschehens. Die Geschäftsleitung der SchürmannSpannel AG kann seit Einführung der Expertenrunden ein gesteigertes Engagement bei den Mitarbeitern feststellen und setzt daher auch langfristig auf dieses Austauschformat von Wissen.